Uma das formas de aumentar a produtividade da empresa é fazendo a medição constante do desempenho da operação para tomar decisões mais estratégicas e ter mais controle e previsibilidade dos resultados. Para isso, existem algumas ferramentas de gestão que, aliadas a metodologias e boas práticas amplamente testadas, podem ser divisores de água.

Pensando em auxiliar o seu negócio a se tornar mais competitivo, preparamos este post com dicas essenciais para melhorar o desempenho da sua gestão empresarial.

Confira, a seguir, a importância das ferramentas de gestão e 5 ferramentas de gestão que ajudarão a tornar sua empresa mais competitiva!

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são sistemas ou aplicativos desenvolvidos especificamente para aprimorar e facilitar as operações diárias das empresas. Elas desempenham um papel crucial otimização de processos, melhoria da comunicação interna e externa e  aumento da produtividade.

Ao implementar essas ferramentas, as organizações conseguem um controle mais eficiente e detalhado dos recursos empresariais, incluindo capital humano, financeiro e material.

Elas variam desde softwares de planejamento estratégico até plataformas de gestão de projetos, como sistemas de CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e soluções de Business Intelligence (BI).

Além disso, são projetadas para integrar as diversas funções de negócios, proporcionando uma visão unificada das operações, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados e o gerenciamento eficiente dos projetos.

Assim, as ferramentas de gestão são indispensáveis para qualquer empresa que busca melhorar seu desempenho, eficiência e competitividade no mercado atual.

Qual a importância das ferramentas de gestão para o desempenho da empresa?

As ferramentas de gestão são essenciais para o sucesso empresarial, por oferecerem uma perspectiva detalhada e integrada das operações da empresa. Elas permitem que os gestores monitorem e analisem o desempenho em tempo real, facilitando a tomada de decisões estratégicas informadas e ágeis.

Dessa forma, é possível identificar pontos de ineficiência, otimizar processos, e implementar melhorias contínuas, contribuindo significativamente para o aumento da produtividade e eficiência.

Também vale ressaltar que as ferramentas de gestão ajudam a alinhar os objetivos organizacionais com as atividades diárias, garantindo que todos os esforços estejam direcionados para as metas estratégicas da empresa.

Isso possibilita uma melhor gestão de recursos, minimizando desperdícios e reduzindo custos.

5 ferramentas de gestão melhorar o desempenho do negócio

As ferramentas de gestão oferecem estratégias e soluções que aprimoram a eficiência e a produtividade de uma organização. 

Confira algumas opções que trouxemos para você conhecer.

1. Ciclo PDCA

PDCA é o acrônimo para plan-do-check-act (planejar, fazer, checar e agir), um modelo de quatro etapas repetitivas para a melhoria contínua na gestão de processos de negócios.

É implementado para melhorar a qualidade e a eficácia dos processos na gestão de ciclo de vida de produtos, de projetos, de pessoas e da cadeia de suprimentos.

Etapas do PDCA

Aqui estão as quatro etapas do PDCA:

• Plan (planejar): definir o problema a ser resolvido, recolher dados relevantes e verificar a causa raiz do problema;
• Do (fazer): desenvolver e implementar uma solução e decidir sobre uma medida para avaliar a sua eficácia;
• Check (checar/ conferir): confirmar os resultados antes e após a comparação de dados;
• Act (agir): documentar os resultados, informar a todos os interessados sobre mudanças no processo e fazer recomendações para o problema a ser resolvido no próximo ciclo PDCA.

 2. Análise SWOT

Análise SWOT é um conjunto de indicadores que serve para mensurar, praticamente, qualquer coisa. Nessa metodologia, o gestor precisa analisar quatro pontos:

• Strenghts (forças);
• Weaknesses (fraquezas);
• Opportunities (oportunidades);
• Threats (ameaças).

Digamos que você verificou a produtividade. Após levantar esses pontos com a análise SWOT, é necessário criar um plano de ação, definir objetivos e metas.

Em outras palavras, considerar e aproveitar as forças, aperfeiçoar as fraquezas, aproveitar oportunidades e prevenir ameaças.

3. Gerenciamento de processos de negócio (BPM)

Do inglês Business Process Management(BPM) é a gestão do conjunto de atividades que a empresa realiza no seu dia a dia, de forma ordenada e sistemática (processos), especialmente nos negócios.

Com essa metodologia, é possível modelar, definir e melhorar os processos para diminuir os gargalos e otimizar os resultados.

Em outras palavras, o gerente operacional identifica quais são as etapas que realmente importam para melhorar a produtividade da empresa e as aperfeiçoa.

Para isso, ele usará uma série de regras de metodologia BPM, também uma das ferramentas de gestão mais famosas nas empresas modernas.

4. 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de planejamento estratégico abrangente, que detalha a execução de tarefas e projetos, garantindo clareza e eficiência na gestão. Essa metodologia se desdobra em sete perguntas cruciais que direcionam o planejamento e a execução:

• What (O quê): define de forma específica a tarefa ou projeto, esclarecendo os objetivos e metas a serem alcançados, e delimitando o escopo do trabalho;
• Why (Por quê): explica a motivação por trás da iniciativa, destacando a importância e os benefícios esperados, fundamentando a razão de ser do projeto;
• Where (Onde): identifica o local ou os ambientes específicos onde as atividades do projeto serão realizadas, delimitando o contexto geográfico ou virtual da execução;
• When (Quando): determina o cronograma, incluindo início e conclusão, e estabelece marcos temporais críticos para garantir o cumprimento dos prazos;
• Who (Quem): atribui responsabilidades claras, designando tarefas específicas aos membros da equipe e definindo quem será responsável por cada etapa do projeto;
• How (Como): descreve o procedimento, técnicas e metodologias que serão utilizados para atingir os resultados desejados, detalhando cada passo do processo;
• How much (Quanto custará): projeta o orçamento necessário, detalhando os custos associados a cada aspecto do projeto, desde recursos humanos a materiais e equipamentos.

Implementar o 5W2H na gestão de projetos proporciona um roteiro claro, promovendo uma organização metódica que ajuda a evitar imprevistos e garante uma execução eficaz.

Essa ferramenta otimiza o planejamento e fortalece a análise e o controle, assegurando que todas as fases do projeto sejam meticulosamente planejadas e revisadas para o sucesso do empreendimento.

5. Ferramentas colaborativas do Google Workspace

O Google Workspace é uma plataforma integrada que reúne diversas ferramentas colaborativas, essenciais para melhorar a comunicação e a eficiência das equipes em ambientes de trabalho modernos. Este conjunto inclui:

Gmail

O Gmail não se limita apenas ao envio e recebimento de e-mails; ele incorpora funcionalidades como filtros avançados, etiquetas e pesquisa poderosa, facilitando a gestão de comunicações e a organização de tarefas.

Google Drive

O Google Drive serve como um repositório centralizado na nuvem, em que os usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em arquivos de diferentes formatos, com a possibilidade de controle de acesso e histórico de versões, garantindo a segurança e a rastreabilidade dos dados.

Google Docs, Planilhas e Apresentações

O Google Docs, Planilhas e Apresentações permitem a edição colaborativa de documentos, planilhas e apresentações, com a vantagem de alterações em tempo real e a capacidade de comentários e sugestões, promovendo um ambiente colaborativo, dinâmico e interativo.

Google Meet

O Google Meet proporciona soluções de videoconferência que facilitam reuniões virtuais eficazes, com recursos como compartilhamento de tela, gravação de sessões e legendas em tempo real, tornando as reuniões mais acessíveis e produtivas.

Essas ferramentas, ao serem integradas, criam um ecossistema de trabalho colaborativo que não apenas simplifica os processos de comunicação e gestão de projetos, mas também estimula a inovação e a criatividade nas organizações.

O Google Workspace transforma a maneira como as equipes interagem e colaboram, tornando o ambiente de trabalho mais conectado, eficiente e adaptável às necessidades dinâmicas do mundo empresarial atual.

SantoDigital: sua parceira para migrar para a nuvem

A Santo Digital se destaca como a parceira ideal para empresas que buscam não apenas migrar para a nuvem do Google, mas também maximizar os benefícios das ferramentas de gestão do Google Workspace (GWS).

Com expertise comprovada em soluções de tecnologia, a Santo Digital oferece serviços personalizados que vão desde a implementação e configuração até o suporte e treinamento contínuos em ferramentas de colaboração e produtividade.

Ao escolher a Santo Digital, as empresas ganham um aliado confiável na otimização de processos, melhorando a colaboração interna e aumentando a eficiência operacional. 

Sua equipe de especialistas garante uma transição suave para a nuvem, minimizando interrupções e garantindo a segurança dos dados.

Além disso, ela também fornece orientação estratégica para as empresas aproveitarem ao máximo as funcionalidades avançadas do Google Workspace, adaptando-as às necessidades específicas do negócio.

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Resumindo

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são sistemas ou aplicativos desenvolvidos especificamente para aprimorar e facilitar as operações diárias das empresas, otimizando processos e melhorando resultados.

Qual a importância das ferramentas de gestão para o desempenho da empresa?

As ferramentas de gestão são essenciais para o desempenho da empresa, por oferecerem uma visão detalhada das operações, facilitando a tomada de decisões estratégicas e contribuindo para o aumento da produtividade e eficiência.