Muitos ainda não sabem, mas o Google Apps Vault é um importante complemento do Google Apps, que permite ao usuário reter, pesquisar, arquivar e até mesmo exportar todas as suas mensagens de e-mail e de bate-papo corporativos.

E, considerando que hoje os processos empresariais são extremamente conectados, ferramentas como esta podem ser decisivas para aumentar a produtividade e se destacar da concorrência.

Quais são as outras razões para usar o Google Vault? Descubra no nosso artigo!

O que é o Google Vault?

O Google Apps Vault é uma ferramenta de governança da informação, voltada para o gerenciamento de todos os dados que o usuário possui armazenados nas soluções Google Workspace.

Para ficar mais claro, trata-se de uma plataforma totalmente online, onde você cria regras de organização e guarda de documentos, além de critérios de pesquisa e exportação desses dados no ambiente. O Vault pode ser usado, por exemplo, para armazenagem como:

• arquivos do Google Drive;
• mensagens do Gmail;
• gravações do Google Meet;
• mensagens do Google Chat;
• mensagens do Grupos do Google;
• correios de voz e transcrições, entre outros.

Outra vantagem que este recurso proporciona é que não existe a necessidade de instalação de programas ou manutenção de software. Ele já integra o conjunto de soluções Google Workspace.

Para que serve?

Diante da forte presença de soluções digitais na rotina das empresas e o imenso volume de dados gerados diariamente, implementar o Apps Vault é uma estratégia que facilita bastante a experiência dos usuários, trazendo agilidade, segurança e eficiência para sua rotina de trabalho.

Resumidamente, com o Apps Vault você:

• aumenta o controle sobre os dados da sua empresa;
• evita a perda de informações;
• personaliza o seu armazenamento;
• encontra o que precisa em poucos cliques.

O administrador pode definir, por exemplo, regras de retenção e guarda de documentos para alguns apps do Google Workspace, para um domínio inteiro ou unidades organizacionais específicas. Isto é, assegura a personalização dos critérios de segurança.

Além disso, a ferramenta ainda tem o importante papel de manter o ambiente de colaboração seguro e em sintonia com as diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Para garantir essa proteção, o Apps Vault gera um registro de auditoria completo das atividades dos usuários.

5 motivos para usar o Google Vault na empresa

Pode parecer apenas mais uma ferramenta da era da transformação digital, mas o Google Apps Vault pode entregar muito valor para o desempenho de uma empresa. Veja, a seguir, 5 motivos para adotar essa estratégia.

1. Arquivamento de conversas e e-mails

Graças ao Google Vault, é possível definir as regras de quanto tempo as mensagens, bate-papos e arquivos de e-mail serão retidos antes de serem excluídos da caixa de correio de seus usuários e também dos sistemas do Google. Você consegue, por exemplo, limitar a guarda de documentos e mensagens correspondentes no Gmail ou mensagens de chat.

Logo, o gestor tem mais controle sobre o e-mail corporativo. É uma funcionalidade interessante também para se manter um bom espaço livre em disco e manter o que é realmente importante salvo no sistema.

2. Documentação

Além de arquivar conversas e e-mails, o Google Vault também permite que os seus dados corporativos sejam preservados para detenção, caso haja algum tipo de quebra de sigilo pelo judiciário ou para auditoria interna da empresa.

O próprio gestor pode definir o período pelo qual esses documentos serão guardados na conta de um determinado usuário ou reter algum conteúdo com base em datas e termos pré-estabelecidos. É possível, inclusive, recuperar informações de contas que já foram suspensas.

A plataforma é totalmente flexível e ajuda na organização de contas de usuário e de documentos gerados por cada uma delas.

3. Pesquisa no Google Drive

Com o Google Vault, as contas do Google Drive podem ser pesquisadas e organizadas de acordo com cada perfil hierárquico de um profissional, palavras-chave ou até mesmo por data. Os arquivos armazenados são todos suportados pela plataforma, como PDF, JPG e DOCX.

Essa facilidade torna a vida de gestores e do pessoal autorizado mais simples e organizada, especialmente quando se busca um arquivo ou documento importante que precisa ser encontrado depressa.

4. Exportação

Embora seja um recurso extremamente simples, a exportação é necessária entre departamentos de uma mesma empresa, para que eles possam trabalhar em conjunto, aumentando a eficiência e a produtividade de sua equipe.

Com o Google Vault, os usuários são capazes de exportar a grande maioria dos arquivos específicos do Google Drive. Você pode, basicamente, exportar e revisar todo o conteúdo recuperado pela pesquisa para formatos padrão. Isso tem uma grande importância para os processos de análise e auditoria de documentos.

5. Relatórios de Auditoria

Além de todas as suas facilidades e funcionalidades, o Google Vault facilita bastante os processos de auditoria para saber quais as ações que os usuários da plataforma executaram em um dado intervalo de tempo. Isso é muito útil até mesmo para o gestor avaliar qual funcionário está de fato trabalhando ou apenas ocioso.

Como funcionam as licenças do Vault?

Para usufruir dos recursos do Google Apps Vault, é preciso conferir se ele está incluso no seu plano do Google Workspace. Se estiver incluído na sua edição – Business Plus, Enterprise, Enterprise Essentials e Education, todos os usuários da organização receberão automaticamente uma licença do produto.

Mas, se o Apps Vault estiver disponível apenas como licença de complemento, a empresa deve comprar licenças adicionais para alguns ou todos os seus funcionários. O Vault cobre apenas os usuários com licenças do produto.

Não espere mais: a SantoDigital ajuda você a conhecer e implementar benefícios do Google Apps Vault! Há 10 anos fornecendo soluções em nuvem sob medida, a empresa é o parceiro Google com a maior experiência em implementação e migração para Google Workspace na América Latina.

Percebeu como o Google Apps Vault pode fortalecer a sua atuação empresarial? Acima de tudo, a ferramenta é uma ótima aliada para ajudar o seu negócio a operar de uma forma mais eficiente, integrada, gerando maior produtividade e qualidade nos serviços.

O que está esperando para otimizar suas operações? Conheça hoje mesmo as soluções oferecidas pela SantoDigital e usufrua quanto antes das vantagens do Apps Vault no seu negócio!

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