A evolução constante da tecnologia facilita o cotidiano empresarial, especialmente nas tarefas de gestão da contabilidade e controle das finanças na companhia. Um aliado eficiente dos gestores é o G Suite, um grupo de ferramentas versátil que pode ser acessado pelos desktops e notebooks, mas também pelos dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

O software contribui imensamente para os processos contábeis da empresa. Portanto, é hora de dizer adeus aos métodos tradicionais de trabalho que já se tornaram obsoletos — esqueça as planilhas, os longos relatórios no papel, os escaninhos e pastas para organização. A melhor opção é aderir às melhores soluções tecnológicas.

Quer saber as vantagens de adotar o G Suite na sua empresa? Acompanhe nosso post!

Conheça o G Suite, a plataforma empresarial do Google

G Suite é um pacote de aplicativos de comunicação empresarial desenvolvido pelo Google, já conhecido pela excelência em suas plataformas digitais. O recurso permite a atualização dos aplicativos da empresa de forma completamente personalizada, disponibilizada ao seu domínio profissional (nome@seudominio.com.br).

Desenvolvido sob o conceito de cloud computing, o G Suite conta com todos os benefícios da computação em nuvem aliado à alta capacidade de armazenamento para seus arquivos, anexos e e-mails. O serviço é equipado, ainda, com planos de 30GB e até espaço ilimitado, a depender da demanda. Isso sem citar a segurança e a mobilidade de acesso para qualquer tipo de dispositivo.

O pacote de apps que acompanha o G Suite inclui o Gmail Profissional, voltado especialmente para os negócios, o Google Drive, Agenda, Docs, o Hangouts, Keep, Google Chat e muitos outros. Toda a tecnologia de que uma empresa necessita reunida em um único pacote.

Alguns gestores talvez conheçam o pack como Google Apps for Work, nome prévio do Suite. A nova nomenclatura reflete o novo posicionamento da empresa de adotar o G como seu grande símbolo. Mas não foi só o nome do recurso que foi alterado.

As mudanças do pacote

Os apps de Documentos, Planilhas e Apresentações agora contam com um adendo: o recurso Explorar, que adota buscas em linguagem natural para encontrar arquivos solicitados pelo usuário, organizar seus dados ou até fazer apresentações visualmente atraentes.

Em Documentos, o user receberá recomendações de imagens, textos e links do Google Drive que possam ser incluídos na peça que está sendo escrita. Já em Planilhas, o recurso de Explorar permite fazer cálculos utilizando palavras em vez de fórmulas. Se o usuário digita uma pesquisa matemática — por exemplo: “qual a média aritmética dos dados da segunda coluna?” —, o próprio aplicativo faz a conta e traz o resultado.

Em Apresentações, os novos recursos são estéticos: são gerados designs de acordo com o tipo de conteúdo que está sendo criado. O Acesso Rápido traz soluções capazes de diminuir à metade o tempo que o usuário gasta buscando por arquivos na nuvem. A ferramenta aplica o aprendizado de máquina, tendência da Inteligência Artificial que já é forte globalmente.

Assim, ela é capaz de se antecipar ao gestor, prevendo o que será digitado e casando a pesquisa com o histórico do usuário.

Confira 5 vantagens de adotar o G Suite

A grande vantagem do G Suite é agilizar os processos internos da empresa, gerando não apenas uma economia de recursos significativa, mas também um melhor aproveitamento do tempo do gestor e dos colaboradores.

Livrando-se de tarefas com pouco valor agregado, que podem ser destinadas ao software, a equipe tem mais tempo para se dedicar a ações com alto valor estratégico. Mas os benefícios não param por aí. Veja só:

1. Planilhas financeiras

Para que a empresa se mantenha operando com a saúde financeira em dia, é preciso controlar o setor e observá-lo de perto. Com as planilhas do Google, todo o time do financeiro pode trabalhar com mais integração, gerando planilhas completas que contenham dados dos demais setores. Integração é a palavra-chave do sucesso!

Gráficos dinâmicos podem ser gerados sem esforço, ajudando a projetar as receitas e as contas a pagar, o que organiza as finanças da empresa. Criar fórmulas diretamente influenciadas por variáveis fica mais fácil, como gerar contas atreladas à cotação do dólar, por exemplo.

O usuário responsável pela planilha tem autonomia total e controle sobre a partilha de informações, permitindo ou negando acesso à edição, ao envio de comentários ou à própria visualização da planilha ou de abas específicas do documento.

2. Formulário para solicitação de compras

Com o Google Formulários, o usuário pode automatizar suas solicitações de compra, criando um padrão nos pedidos e otimizando as ações de solicitação ou aprovação. Não podemos deixar de citar outra vantagem no uso dos formulários do Google: a compilação automática de pedidos em uma plataforma do Drive.

O usuário tem a seu dispor ferramentas para gerar gráficos e analisar as solicitações, além de ter à mão uma série de dados que dão respaldo para a tomada de decisões estratégicas.

3. Conectividade e interação

Muitos gestores creem que a melhor postura é a restritiva quando o assunto é o uso de apps de mensagens instantâneas durante o horário de serviço. É claro que o uso exacerbado dessa rede social pode prejudicar o fluxo de trabalho — mas vale lembrar que existe o cliente ultramoderno, que se relaciona apenas por meio dos aplicativos.

Com o Hangouts operando na companhia, gestor e time podem realizar chamadas de voz ou ligações por vídeo, em tempo real. Durante a interação, é possível anexar arquivos e mandar mensagens de texto.

4. Armazenamento de notas fiscais

É hora de migrar as informações da empresa para o campo digital. Notas fiscais e comprovantes armazenados de maneira analógica ocupam espaço, exigem o empenho dos trabalhadores na organização da papelada e ainda dificultam as consultas posteriores.

Manter esses arquivos salvos digitalmente é a melhor opção, especialmente quando o G Suite é também uma plataforma do tipo cloud computing. Armazenados com backups constantes, os documentos ficam seguros no Drive, evitando perdas que poderiam prejudicar a organização financeira.

5. Redução de custos

Uma empresa está sempre atrás de estratégias para reduzir custos. Com a ferramenta do Google, ela pode reduzir suas despesas com licenças de múltiplos softwares, já que o pacote da Google tem tudo o que é preciso para manter as operações com alto desempenho.

Como vimos, as vantagens do uso do G Suite são muitas: além de tornar todos os processos da empresa ainda mais ágeis, fazendo com que toda a equipe gaste menos tempo em diferentes ações, ainda colabora com a saúde financeira do negócio, reduzindo custos. Com essa ferramenta, a empresa só tem a ganhar!

Aposto que você gostou de saber as vantagens do G Suite para o departamento financeiro da organização. Aproveite para saber mais sobre os 5 aplicativos do pacote que vão transformar sua empresa! Até a próxima!

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