Existem diversas razões para você usar uma intranet corporativa na sua empresa, já que o sistema é a melhor plataforma para simplificar o cotidiano dos seus colaboradores, facilitando toda a comunicação entre eles.

Ela ainda permite, com a ajuda do Google Workspace, deixar os arquivos salvos na nuvem, com a possibilidade de alterar qualquer informação por algum usuário do grupo.

Neste post, mostraremos todos os motivos para utilizar a intranet na sua empresa. Confira!

O que é a intranet corporativa

A intranet corporativa é uma plataforma  de comunicação interna de uma organização. Ela pode servir para trocar informações, realizar chats e fóruns. O sistema pode ser criado com ajuda do Google Sites, é simples e rápido.

Ao contrário do que alguns acreditam, essa não é uma ferramenta específica para funcionários do ramo da computação, podendo ser utilizada por todos os setores de uma empresa — uma estratégia que atua como uma rede de comunicação interna e pode ser acessada de todas as filiais da corporação.

Isso ajuda que as equipes possam receber uma informação de uma mesma fonte com extrema agilidade, fator muito importante para o sucesso de qualquer negócio.

Vale ressaltar que a intranet é uma rede com acesso apenas para os colaboradores da empresa e, algumas vezes, liberada apenas para o ambiente de trabalho.

Para que serve uma intranet

Uma das principais finalidades da ferramenta é facilitar a troca de informações entre os funcionários, permitindo a comunicação rápida e eficiente por meio de e-mails, fóruns de discussão, chats e mensagens instantâneas.

Dessa forma, seu papel principal reside na facilitação da comunicação interna, colaboração e compartilhamento de informações em uma empresa.

Ainda mais, a intranet corporativa serve como uma plataforma centralizada para acesso a documentos, políticas, procedimentos, notícias internas e outros recursos importantes.

Além disso, ela pode fornecer espaços de trabalho compartilhados, onde equipes podem colaborar em projetos, compartilhar arquivos e coordenar atividades.

Outra função importante é o armazenamento e acesso seguro a documentos e bases de conhecimento da empresa. Isso permite que os funcionários encontrem informações relevantes de forma rápida e fácil, promovendo a eficiência e a produtividade.

Compartilhamento de informações

Com a intranet corporativa, é possível compartilhar qualquer dado de uma empresa no Google Docs, como:

• os objetivos de cada área;
• os ganhos da companhia;
• as notícias relacionadas ao setor;
• o gerenciamento de arquivos;
• o que acontece na rotina de trabalho. 

Com o compartilhamento dessas informações, é possível facilitar o cotidiano de todos os seus colaboradores.

Treinamento de funcionários

A intranet corporativa pode ser utilizada como uma ferramenta eficaz para treinamento de funcionários, oferecendo recursos como vídeos, manuais e documentos educativos, contribuindo para o desenvolvimento contínuo da equipe.

Promover a troca de elogios

Criar espaços na intranet corporativa para reconhecimento e elogios entre os colaboradores fortalece o espírito de equipe, incentivando um ambiente de trabalho positivo e motivador.

Realizar pesquisas internas

A intranet pode ser utilizada como uma plataforma para realizar pesquisas internas, coletando feedback dos funcionários sobre diversos aspectos, desde satisfação no trabalho até sugestões de melhorias.

7 motivos para utilizar uma intranet corporativa

1. Redução no uso de papel

A diminuição do uso de papel por conta da intranet corporativa, além de contribuir com o nosso meio ambiente, ainda reduz os gastos da sua empresa. Isso porque, como os dados são atualizados constantemente, há uma significativa redução das despesas com a impressão.

2. Facilidade de acesso à informação

Com o acesso simplificado aos dados da empresa de qualquer local, as filiais podem conferir informações importantes sobre qualquer assunto.

Com isso, a intranet possibilita aos funcionários da companhia ter o acesso rápido a qualquer dado que seja necessário para a solução de um problema ou para a conclusão de um relatório.

3. Controle da produtividade

Com o uso da intranet na rotina da empresa, é possível realizar o controle das atividades com praticidade. Dessa forma, você efetua a manutenção e controla as horas trabalhadas pelo sistema de ponto da companhia.

4. Sistema intuitivo

Ela é muito fácil de ser usada e os funcionários saberão utilizar esse sistema sem maiores problemas. Quem está habituado a usar um computador não terá nenhuma dificuldade em utilizar a intranet no cotidiano da corporação.

5. Interatividade entre funcionários

A intranet corporativa oferece a vantagem de possibilitar a participação de todos os colaboradores, seja para sugerir melhorias, seja para fazer parte de pesquisas ou tomar alguma decisão importante. Tudo isso ajuda a diminuir o tempo gasto em reuniões na empresa, pois é possível adiantar o assunto e simplificar todo o processo.

6. Mais segurança às informações

Um dos principais benefícios de usá-la é a segurança da informação. Afinal, por ser uma rede privada e segura, as informações compartilhadas por meio da intranet são menos suscetíveis a ataques cibernéticos e ao roubo de dados confidenciais.

Além disso, o acesso é controlado por medidas de segurança, como senhas e autenticação de usuários. Dessa forma, apenas os colaboradores autorizados têm acesso aos dados, garantindo a confidencialidade das informações da empresa.

Assim, a empresa pode ter um controle maior sobre quem acessa e como compartilha os dados a partir do monitoramento das  as atividades de seus colaboradores, que permite detectar possíveis irregularidades ou vazamentos de informações confidenciais. Isso ajuda a prevenir futuros problemas e garante a integridade da empresa.

7. Comunicação aprimorada e fortalecimento da cultura da empresa

A intranet corporativa contribui para uma comunicação mais eficiente, fortalecendo a cultura organizacional ao manter os funcionários alinhados com os valores e objetivos da empresa.

Assim, o compartilhamento das informações de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de recorrer a canais de comunicação externos, cria um ambiente de trabalho mais colaborativo e engajado.

Como usar uma intranet na sua empresa

Para usar uma intranet na sua empresa, existem várias soluções disponíveis, como o uso do Google Sites ou a adoção de soluções específicas, como a Cloud Intranet da SantoDigital.

Uma opção popular e de fácil implementação é o Google Sites, uma ferramenta que permite criar sites internos de forma simples e intuitiva. 

Com ele, é possível criar páginas para diferentes departamentos, equipes ou projetos, com recursos como compartilhamento de documentos, calendários, formulários e até mesmo integração com outras ferramentas do Google, como o Google Drive.

No entanto, para empresas que buscam soluções mais robustas e personalizadas, a Cloud Intranet da SantoDigital pode ser uma opção interessante, pois permite a criação de uma intranet interna totalmente personalizada, adaptada às necessidades específicas da organização.

Ademais, ela possibilita a criação de páginas, portais, fóruns, áreas de colaboração, compartilhamento de arquivos e muitos outros recursos, além de oferecer recursos avançados de segurança e controle de acesso, garantindo que as informações internas estejam protegidas.

Independentemente da solução escolhida, é importante considerar alguns passos para usar intranet com sucesso, como, por exemplo:

• definir os objetivos e necessidades da empresa;
• envolver os colaboradores no processo;
• planejar a estrutura e os recursos disponíveis;
• garantir a segurança da informação;
• fornecer treinamento e suporte aos usuários para poderem aproveitar ao máximo os recursos da intranet.

Contudo, cada opção tem suas vantagens e é importante avaliar as necessidades específicas da empresa antes de escolher.

Se desejar tiver dúvidas ou desejar implementar a intranet na sua empresa, conte com a SantoDigital! Entre em contato conosco no nosso site e saiba como podemos ajudar a aprimorar a sua comunicação interna.

Resumindo

O que é a intranet de uma empresa?

A intranet de uma empresa é uma rede interna de computadores que permite a comunicação, compartilhamento de informações e colaboração entre os membros da organização. Ela é acessada exclusivamente pelos funcionários da empresa e pode oferecer diversos recursos, como compartilhamento de documentos, fóruns, chats e espaços de trabalho compartilhados.

Qual a importância da intranet para as empresas?

A intranet colabora na melhoria da comunicação interna, na colaboração entre equipes e no compartilhamento eficiente de informações. Ela proporciona acesso centralizado a documentos, políticas, procedimentos e recursos importantes, contribuindo para a eficiência, produtividade e fortalecimento da cultura organizacional.