Um dos maiores desafios para as empresas é aumentar a produtividade e, simultaneamente, reduzir os custos. Para que isso ocorra, é preciso otimizar processos, a fim de extrair o máximo possível de tudo o que você tem disponível.

Não há uma fórmula única para o sucesso, obviamente, mas um dos problemas centrais que você enfrentará será como tornar seu fluxo de trabalho mais fluído e eficiente.

Existe uma série de ações que podem ser adotadas para que sua empresa se torne mais produtiva. Se você deseja saber como otimizar processos na sua empresa, confira a seguir 7 dicas que separamos para você.

A importância de processos organizados no negócio

Otimizar processos torna os negócios mais eficazes, fornecendo a estrutura organizacional e o suporte necessários para fortalecer a espinha dorsal da empresa.

Os procedimentos projetam e comunicam as diferentes facetas de sua estratégia de negócios para que essas medidas sejam executadas repetidamente.

Com métodos replicáveis, você terá resultados mais consistentes, pois todos os funcionários estão concluindo os fluxos de trabalho da mesma maneira.

Não apenas isso, mas a otimização ajuda a melhorar a comunicação entre os colaboradores, departamentos e stakeholders. Consequentemente, incentiva a produtividade da empresa e possibilita usar a inovação como aliada do seu desenvolvimento.

Os processos de negócios, quando aperfeiçoados, podem ser um recurso valioso para apoiar a vantagem competitiva. Por exemplo, um trabalho bem definido e eficaz permite que uma empresa entregue os produtos no prazo. Também pode eliminar custos ou atividades desnecessárias.

1. Priorize a comunicação

A comunicação é fundamental para qualquer empresa funcionar adequadamente. É essencial que todos os colaboradores entendam as regras e os processos que devem seguir.

Sem diálogo e discussão adequadas, é fácil pensar que os colaboradores estão realizando tarefas ou trabalhando em um projeto quando, na realidade, ninguém tocou nele. 

Otimizar a comunicação interna é essencial para evitar mal-entendidos, retrabalhos, etc. Também é uma forma efetiva de promover a harmonia entre a equipe e garantir que todas as tarefas sejam cumpridas com qualidade.

2. Identifique desafios para otimizar processos

Comece com a identificação dos seus maiores desafios, tanto a partir de uma perspectiva gerencial quanto operacional. É difícil otimizar processos se você não estiver ciente das melhorias que deseja alcançar.

Os desafios que sua organização enfrenta dependerão do setor em que você atua e de seus pontos fortes e fracos atuais. Abaixo estão alguns dos problemas mais comuns:

• Processos de faturamento longos — se você é uma empresa pequena, pode achar que é um processo fácil no momento, mas o faturamento pode se transformar em uma atividade demorada e que consome muitos recursos à medida que seu negócio se expande. Esse processo envolve rodadas de aprovação e pode envolver esforços para rastrear atrasos nos pagamentos;
• Sistemas incompatíveis — muitas empresas possuem diferentes sistemas que não se comunicam entre si. Esse fato, além de aumentar as tarefas manuais, compromete a segurança dos dados e diminui a produtividade dos colaboradores;
• Comunicação ineficaz — como vimos, a falta de comunicação gera diversos contratempos para as empresas. Esse problema é potencializado em casos de trabalhos remotos.

Toda empresa enfrenta desafios únicos. Se os três itens acima não se aplicarem à sua operação, procure os que o fizerem. Enquanto você não dissecar a sua organização, você não poderá otimizar processos em um grau substancial.

3. Utilize métricas

Você não pode otimizar processos se não os mede. Além disso, se você não tiver métricas, é impossível saber se sua equipe está operando com a máxima eficiência.

Primeiro, descubra o que você deseja atingir. Você quer acelerar o processo de vendas? Reduzir a quantidade de tarefas manuais?

Ao identificar os principais objetivos, você poderá estabelecer os KPIs necessários para medir o sucesso das mudanças implementadas para otimizar processos.

4. Aplique treinamentos frequentemente

Quando os colaboradores são treinados sobre as regras e processos de sua empresa, eles se sentem mais confortáveis ​​e menos intimidados pelo seu trabalho. Isso ajuda-os a economizar tempo na realização de tarefas, aumentando a eficiência e a produtividade.

Além do que, essa é uma forma de evitar a ocorrência de erros e de alcançar uma maior homogeneidade na equipe, em relação à execução de tarefas.

5. Use soluções automatizadas

Além de uma ferramenta específica para fluxo de trabalho, você deve pensar em soluções automatizadas para ajudá-lo a superar os desafios identificados.

Atualmente, você pode encontrar soluções automatizadas para quase todos os problemas. Se você identificar desafios e definir metas mensuráveis, a escolha da ferramenta correta se tornará bastante direta. Essa é uma das melhores formas de aumentar a produtividade e reduzir custos.

6. Padronize os processos

A padronização é um dos principais pontos para você conseguir otimizar processos. Quanto menos espaço você deixar para interpretação ou variação, mais fácil será manter o controle e gerenciar seus recursos.

A chave é padronizar sem sobrecarregar sua organização com burocracia desnecessária. Especialmente, tome cuidado para não impor muitas normas em atividades criativas como marketing e desenvolvimento de produtos.

7. Documente tudo

A rotatividade de colaboradores é um dos grandes desafios para as empresas e, muitas vezes, inevitável. Por esse motivo, documente seus procedimentos para que seus novos funcionários possam se atualizar e saber como trabalhar em seus primeiros dias.

Como o Google Workspace auxilia na otimização de processos organizacionais

O Google Workspace engloba todos os aplicativos de produtividade do Google — Gmail, Meet, Chat, Drive, Agenda, Documentos, Planilhas e Apresentações e muito mais — e adiciona uma camada mais profunda de colaboração e comunicação de negócios.

[rock-convert-cta id=”6728″]

O espaço de trabalho é semelhante ao Microsoft 365, pois é um conjunto integrado de aplicativos. Já o Gmail é a peça central do Google Workspace, enquanto o Google Chat é seu meio de comunicação. 

Na tela do Gmail, é fácil acessar os outros aplicativos através de guias e janelas. Por exemplo, abra um Google Doc do Gmail e crie uma sala de Chat do Google para que vários colaboradores possam discutir mudanças e próximos passos.

1 – Google Drive

Trata-se de um serviço de armazenamento em nuvem do Google para salvar, acessar e compartilhar arquivos em um local seguro.

Possibilita controlar como os arquivos são compartilhados e gerenciar usuários que fazem parte da organização. Dessa forma, ajuda a otimizar os processos de troca de documentos, como apresentações ou planilhas, na organização em um ambiente seguro.

Os planos de espaço de trabalho começam com 30 GB de armazenamento em nuvem e aumentam para 2 TB com o plano Business Standard.

2 – Google Docs

Um editor de texto com recursos de colaboração em equipe que possibilita várias pessoas trabalharem simultaneamente. Além disso, cada mudança é salva automaticamente, o que otimiza processos de produção.

Dessa forma, os colaboradores acompanham edições como outros digitam e trocam comentários. Ao terminar a tarefa, também é possível importar ou exportar para tipos de arquivos populares, incluindo Microsoft Word e PDF.

Outra vantagem é poder acompanhar as mudanças, pois as versões anteriores podem ser conferidas.

Para completar, facilita o processo de onboarding, pois os novos colaboradores conseguem acessar os documentos relacionados ao momento de integração.

3 – Planilhas

Um aplicativo de planilha colaborativo que otimiza processos, pois facilita o trabalho em equipe. Como diferentes usuários podem ser adicionados, é possível acompanhar as alterações à medida que ocorrem.

Para completar, pode ser configurado o envio de notificações das edições que acontecem enquanto você está fora e converse com seu time no mesmo documento.

Todas as mudanças são salvas automaticamente conforme as planilhas são alteradas. Por esse motivo, é uma excelente ferramenta para criar, visualizar e editar os arquivos, também é compatível com o Microsoft Excel.

4 – Gmail

Manter uma imagem profissional é primordial para manter a confiança de seus clientes e melhorar sua reputação online. Uma excelente maneira de parecer confiável online é usar um endereço de e-mail com seu nome de domínio.

Sua versão corporativa possibilita utilizar e-mails personalizados e vinculados ao domínio do site da empresa, como seunome@suaorganizacao.com.br.

5 – Chat

Esse aplicativo de mensagens diretas e conversas em grupo é integrado ao Gmail e possibilita o uso de espaços para se envolver em discussões baseadas em tópicos com sua equipe, assim como compartilhar arquivos e tarefas.

Dessa maneira, os times conseguem trocar mensagens, compartilhar o uso de arquivos no Google Drive ou encontrar facilmente conversas. Para completar, também é possível utilizar bots e sugestões inteligentes que ajudem a se conectar com os participantes das conversas e reuniões.

Mãos à obra…

Agora que você já conhece 7 formas de otimizar processos na sua empresa, é hora de colocá-las em prática. 

Tudo começa com uma boa análise interna para que você identifique o que pode ser melhorado e como você pode fazê-lo. Quanto antes você começar, mais rápido conseguirá ver os resultados.

Outro desafio para otimizar processos pode envolver a colaboração. Por isso, é importante contar uma ferramenta que possa ajudar a organizar arquivos e facilitar a comunicação contínua entre equipes, além de permitir a colaboração em tempo real.

Otimizar processos pode afetar significativamente a produtividade e o moral da sua organização e, em última análise, nos resultados financeiros da sua empresa.

A eficiência aprimorada criada pela automação e monitoramento de fluxos de trabalho ajuda você a se destacar em relação à concorrência e a expor gargalos ocultos.

Se você gostou de conhecer as 7 formas de otimizar processos na organização, confira as soluções da SantoDigital: https://santodigital.com.br/.