Com o passar dos anos, a tecnologia evoluiu e os escritórios se transformaram. Atualmente, é comum começar a trabalhar em um arquivo em um computador, revisá-lo pelo celular e finalizá-lo em outro aparelho. Usando um sistema como o Google Drive, é possível aproveitar ao máximo a produtividade e otimizar seu trabalho.

A ferramenta criada pelo Google permite o upload e a edição de arquivos na nuvem a partir de um navegador de internet e sem necessidade de instalação.

Nos últimos anos, diferentes modelos de trabalho surgiram, como o remoto e o híbrido. Assim, ferramentas digitais, como o Google Drive para empresas, tornaram-se imprescindíveis em todos os negócios de modo a promover mais mobilidade, facilitar a comunicação e impulsionar a produtividade.

Mas como funciona o Google Drive e quais são suas vantagens? Neste post, vamos explicar melhor, mas podemos adiantar que um dos benefícios é a segurança dos documentos corporativos, que tem a integridade mantida mesmo em casos de falha mecânica no computador em que você está trabalhando. Achou interessante e quer saber mais? Continue lendo!

O que é Google Drive?

Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem disponibilizada pelo Google. Ela tem versões gratuitas e pagas, e voltadas para pessoas físicas e jurídicas. Em todos os casos, você pode salvar, compartilhar, sincronizar e editar arquivos a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Uma característica dessa solução é ser integrada a várias outras ferramentas do Google. Por exemplo, Google Docs, Planilhas e Apresentações. Por isso, mesmo na versão sem custo, sua equipe consegue colaborar, criar e editar conteúdos em tempo real. Além disso, há recursos de pesquisa avançados e outros de inteligência artificial.

A diferença do Google Drive para empresas é que ele oferece mais funções para atender às demandas corporativas. Também tem complementos, como o Google Voice, e permite fazer a segurança e o gerenciamento pelo Google Vault, Admin, Work Insights e Endpoint.

Como funciona o Google Drive?

O Google Drive funciona em nuvem e permite a colaboração e o compartilhamento facilitados dos arquivos. Isso porque as pastas e os documentos são armazenados nos servidores do Google, sendo que eles podem ser acessados a partir de diferentes dispositivos. A solução ainda atua como um pacote completo de aplicativos de escritório.

Aqui, é preciso entender que o Google Drive para empresas permite a edição em simultâneo do mesmo documento em que outras pessoas estão trabalhando. Afinal, o Google Drive pode ser entendido como um computador digital e compartilhado. Dessa forma, é possível criar e mover arquivos de forma remota de qualquer lugar que o usuário esteja.

Isso permite que o usuário trabalhe com os seus documentos de onde precisar — seja de múltiplos computadores, seja de smartphones ou tablets. Portanto, os vários modelos de trabalho são viabilizados e dependem desse modelo. Sem contar que a produtividade aumenta, porque os colaboradores conseguem interagir com facilidade.

Outro detalhe é que a ferramenta permite que o usuário use um editor de textos, planilhas e apresentações de slides a partir do navegador de internet, sem precisar de instalação. Saiba mais a seguir!

Qual a diferença entre um drive compartilhado e um drive individual?

No drive individual, temos uma única pessoa responsável pelos arquivos e por conceder permissão de acesso às outras pessoas. Além disso, caso o dono da conta tenha seu cadastro cancelado, o acesso de terceiros também será suspenso. Por outro lado, o drive compartilhado possibilita que na ausência do dono da conta, os documentos arquivados permaneçam no Drive.

Dessa forma, os arquivos armazenados no drive individual geralmente são acessíveis apenas pelo proprietário, a menos que a pessoa escolha compartilhar arquivos específicos com outros usuários.

Já os arquivos armazenados em um drive compartilhado podem ser acessados por múltiplos usuários, facilitando a colaboração entre membros de uma equipe ou grupo. Ademais, o administrador pode configurar e ajustar as permissões conforme necessário para garantir que a colaboração seja eficiente e que a segurança dos dados seja mantida.

Além disso, em um drive compartilhado, a propriedade dos documentos é atribuída à empresa ou à organização como um todo, garantindo que os dados críticos não estejam vinculados exclusivamente a uma conta individual, o que é importante para a continuidade do trabalho, mesmo se um membro da equipe sair da organização.

Quais aplicativos fazem parte do Google Drive?

• Gmail: conta de e-mail.
• Documentos: editor de texto usado para criação de documentos.
• Planilhas: editor de planilhas similar ao Excel.
• Apresentações: editor para criar apresentações em slides.
• Meet: usado para fazer videochamadas em grupo, instantâneas ou agendadas.
• Chat: evolução do Hangouts, permite mensagens de texto instantâneas entre pessoas com conta Google, entre grupos e outros recursos avançados.
• Agenda: permite organizar compromissos e tarefas e criar lembretes pessoais e em grupo.
• Keep: ferramenta útil para armazenar anotações em texto ou fotos.
• Formulários: viabiliza a criação, edição e gerenciamento de formulários de pesquisa que suportam diferentes tipos de perguntas e podem ser compartilhados via link com diferentes públicos (inclusive, pessoas que não usam as ferramentas Google).
• Sites: uma plataforma para construção de sites.
• Contatos: recurso para organizar contatos e e-mails.

Assim, uma das grandes vantagens de adotar um recurso como o Google Drive é que, além de oferecer armazenamento, ele é integrado a outros aplicativos. Dessa forma, ao acessar sua conta, o usuário encontra vários serviços em um mesmo lugar.

Quais são as principais funcionalidades do Google Drive?

Criação de documentos e planilhas

O Google Drive para empresas é mais do que um serviço de armazenamento, ele conta com ferramentas de edição de documentos, planilhas, apresentações e mais. Todos os arquivos gerados ficam automaticamente salvos na nuvem, facilitando tanto a busca quanto a recuperação de informações.

Mesmo que um usuário tenha aberto um novo documento e esquecido de nomeá-lo, ele é instantaneamente salvo no Drive.

Além disso, caso o usuário esteja sem sinal ou internet no momento, é possível selecionar o recurso para salvar offline. Nesse caso, os arquivos são guardados no computador ou dispositivo que está sendo usado. Quando a pessoa se reconectar à internet, os documentos são transportados para a nuvem automaticamente.

Compartilhamento de documento

Uma das características que mostram o que é Google Drive é o fato de tudo ser armazenado na nuvem, ou seja, ele não ocupa espaço em disco rígido. Para facilitar a colaboração com outras pessoas, a solução ainda conta com uma funcionalidade que permite o compartilhamento de arquivos.

Mas esse recurso não é o mesmo que simplesmente enviar um documento por e-mail. Ele traz a possibilidade de que mais de uma pessoa acesse o arquivo do Google Drive ao mesmo tempo e possa editá-lo em tempo real. Até 50 usuários podem visualizar, comentar e fazer modificações de forma simultânea.

Uma grande vantagem de profissionais poderem trabalhar juntos em um documento em tempo real é evitar trocas excessivas de e-mails com múltiplas cópias do mesmo arquivo. Afinal, isso gera confusão sobre qual é a versão mais atualizada.

No Google Drive, só existe uma: a mais recente. Ainda, caso alguma mudança seja feita por engano, é possível acessar o histórico e restaurar uma versão anterior.

O compartilhamento pode ser feito via link (enviado ao usuário para clicar e acessar) ou permissão por e-mail. Também, é possível selecionar o nível de acesso de cada usuário. Assim, você pode enviar um arquivo para que uma pessoa apenas o visualize ou, se preferir, pode permitir que ela veja o conteúdo e deixe comentários. Outro nível de acesso é a edição.

Histórico de edição

Todos os documentos gerados no Google Drive têm seus históricos de edição automaticamente guardados por 30 dias. Contudo, é possível configurar para que esse registro seja permanente.

Com isso, é possível ter controle sobre as versões dos documentos. Por meio do histórico, pode-se identificar quem inseriu uma alteração, fez um comentário ou deletou alguma parte e quando isso aconteceu.

Criação de drives compartilhados

No Google Drive para empresas, é possível ordenar os documentos em pastas e elas podem ser compartilhadas, facilitando o trabalho em equipe.

Em vez de ter vários links separados, é mais prático e rápido concentrar todos os arquivos sobre determinado assunto ou projeto em uma pasta. Assim, você consegue compartilhar todo o conteúdo de uma só vez com os envolvidos.

Integração entre as ferramentas do Google Workspace

Ao saber como funciona o Google Drive, é preciso compreender as integrações permitidas com o Google Workspace. Essa é uma funcionalidade relevante, porque facilita o armazenamento e o compartilhamento de arquivos. Além disso, aumenta a proteção dos dados.

Na prática, o Google Drive é seu aliado no dia a dia, porque a performance empresarial pode ser otimizada. Por exemplo, todas as edições do Docs, Sheets e Slides podem ser feitas pelo Drive, que salva todas as alterações.

Esse backup automático é fundamental para evitar perdas e vazamentos de informações. Além disso, o nível de segurança é elevado devido aos mecanismos de proteção do Drive, como a criptografia.

Edição de documentos em modo offline

Uma vantagem do uso do Google Drive para empresas é a edição offline. Ou seja, você acessa os documentos, faz as alterações por meio dessa função e, assim que se reconectar à internet, tudo é salvo automaticamente na nuvem. Isso evita perdas e retrabalhos, mesmo quando o sinal de wi-fi cair, por exemplo.

Chat nos documentos

Para facilitar a troca de mensagens sobre um mesmo arquivos, o Google Drive permite abrir uma janela de chat. Isso pode ser feito clicando na foto das pessoas que acessam o mesmo documento. Assim, a conversa é iniciada.

Esse processo é mais avançado do que apenas deixar um comentário. Além disso, é uma forma de aproveitar todos os recursos de funcionamento do Google Drive.

Definição de níveis de acesso

O Google Drive para empresas permite que você defina níveis de acesso para diferentes usuários. Alguns poderão apenas visualizar, outros comentar e ainda há quem poderá editar.

O processo é feito clicando no ícone de lápis no canto superior direito da tela do documento. Ali, você também poderá enviar o arquivo para algumas pessoas específicas ou permitir que todos que tenham o link possam executar determinada ação.

Quais são as principais vantagens do Google Drive?

O Google Drive para empresas traz agilidade e produtividade

Vivemos na era da informação e em um mercado que demanda decisões e atitudes rápidas. Nesse sentido, ter dados qualificados e atualizados sobre o negócio a um clique de distância é fundamental.

Nesse sentido, uma das vantagens em usar o Google Drive é armazenar documentos importantes no mesmo local, facilitando a consulta e o compartilhamento. Com isso, a equipe ganha tempo e não precisa lidar com infinitas trocas de e-mails até que um assunto seja entendido ou resolvido.

O ganho de tempo também se reflete na produtividade, visto que um recurso automatizado ajuda os profissionais a realizarem mais tarefas em menos tempo.

Você obtém redução de custos

Em comparação a outras ferramentas de produtividade do mercado, o Google Drive — em conjunto com seu pacote Google Workspace — é uma alternativa altamente econômica. Isso porque mesmo seus planos pagos têm um preço em conta, se considerar o que ele entrega.

Além disso, a empresa tem a oportunidade de reduzir custos com essa ferramenta, como gastos com papel, materiais e estruturas físicas de armazenamento.

Sua empresa tem mais segurança

A segurança oferecida pela nuvem Google é robusta. A empresa usa criptografia e segue rígidas políticas para manter dados dos clientes seguros.

Além dessa garantia, devemos relembrar que, em caso de uma pane, arquivos podem ser perdidos em um computador ou HD. Tal situação, porém, não acontece na nuvem.

Mesmo que um dispositivo para de funcionar, tudo ainda estará disponível para sua empresa no Google Drive. Nesse caso, basta o profissional continuar sua rotina de trabalho normalmente a partir de outro computador ou dispositivo. A mesma situação se estende aos demais aplicativos Google.

O Google Drive é intuitivo

Operar as ferramentas Google é relativamente simples, tanto que grande parte das pessoas já usa esses serviços no seu dia a dia. Isso significa que não é difícil adotar o Google Drive na sua empresa e garantir que a equipe tire o melhor proveito da solução.

Mesmo quem não conhece os aplicativos Google consegue, em pouco tempo, familiarizar-se com os comandos. Afinal, eles são bastante intuitivos.

Funcional

Um dos diferenciais com o uso do Google Drive é ter facilidade de suporte em diferentes sistemas operacionais. Ou seja, ele trabalha bem, sem erros, lentidão ou no Windows, Linux ou iOS. A plataforma também está disponível e funciona com eficiência em uma ampla gama de dispositivos.

Como usar o Google Drive?

Existem duas formas de acesso para usar o Google Drive:

Acesso via web

Use o Chrome para acessar as suas pastas com mais comodidade, visitando o endereço do Google Drive e inserindo seu login. Ao entrar na sua conta, você poderá fazer upload de documentos e editar os arquivos online com bastante facilidade. Fora isso, a plataforma não impõe um limite de tamanho para o envio de arquivos.

Acesso via aplicativo

O acesso por meio do aplicativo é mais uma forma de usar as funcionalidades do Google Drive e facilitar o seu dia a dia. Assim, baixe o aplicativo Google Drive e em poucos minutos ele criará uma pasta local no seu dispositivo, onde tudo o que for feito será sincronizado com os arquivos online.

A versão nativa do Google Drive para smartphones e tablets permite que você tenha acesso aos seus arquivos em poucos cliques. Assim, basta abrir o aplicativo no seu dispositivo móvel, selecionar os documentos que você deseja trabalhar e começar a fazer as alterações. Caso não lembre o nome do documento, é possível encontrá-lo pelo seu tipo na barra de pesquisa.

Como implementar o Google Drive nas empresas?

Para implementar o Google Drive nas empresas:

• Contrate uma empresa especializada na implementação do Google Drive para empresas;
• Realize o mapeamento de necessidades;
• Elabore o plano de implementação;
• Faça as configurações iniciais e a customização de domínio e URLs;
• Crie permissões e regras de segurança;
• Obtenha suporte técnico.

Como foi possível perceber, todos os benefícios do Google Drive são plenamente acessíveis a qualquer usuário que tenha uma conta Google. É possível trazer as funcionalidades dos produtos Google por meio do Google Workspace, que permite usar o e-mail corporativo para acessar esses serviços.

A partir do sistema, é possível acessar todos os aplicativos do Google nas empresas, usando o e-mail corporativo para login e o gerenciamento da equipe.

Assim, o Gmail passa a ser o sistema de gerenciamento de e-mails, o Google Drive ajuda a organizar e a editar os arquivos e o Google Agenda otimiza as marcações de reuniões, além dos outros aplicativos disponíveis.

No mercado atual, todas as empresas geram e estudam dados, que precisam ser gerenciados com eficácia. Soluções como o Google Drive impulsionam o compartilhamento e a criação de conteúdo, permitindo que profissionais atuem com agilidade e segurança.

Tendo as ferramentas Google dentro da sua empresa, a equipe conta com mais tecnologia e produtividade. No entanto, para atingir o máximo potencial desses recursos, é importante ter parceria com um time especialista em gerenciar e executar a implementação do Google Drive para empresas.

Isso porque o acesso à plataforma não é feito da forma como em contas pessoais, sendo necessário investir em processos de customização e adequação para que os recursos Google funcionem de modo seguro e eficaz no ambiente de trabalho.

Por isso, é essencial procurar por uma empresa especializada, como a SantoDigital, para configurar as ferramentas, auxiliar a equipe e assegurar que o Google Drive e demais aplicativos funcionem da melhor forma, agregando valor às atividades corporativas.

Agora que você sabe o que é Google Drive, como ele funciona e seus principais benefícios e funcionalidades, já está pronto para tomar a decisão de adotar essa ferramenta de produtividade e armazenamento moderna e inovadora, e dar um passo em direção à transformação digital.

Conte com a SantoDigital para realizar a implementação do Google Workspace na sua empresa e proporcione essa vantagem ao seu ambiente corporativo. Entre em contato conosco para saber mais!

Resumindo

Como usar Google Drive para empresas?

Contrate uma empresa especializada na implementação do Google Drive para empresas.

• Realize o mapeamento de necessidades;
• Elabore o plano de implementação;
• Faça as configurações iniciais e a customização de domínio e URLs;
• Crie permissões e regras de segurança;
• Obtenha suporte técnico.

Quanto custa Google Drive para empresas?

O custo do Google Drive para empresas começa em US$ 6 por mês por usuário no plano Business Starter. No Standard, é US$ 12 por mês por usuário. No Plus, é US$ 18 por mês por usuário e no Enterprise depende da demanda do usuário.

Qual a importância do Google Drive no mercado de trabalho?

A importância do Google Drive no mercado de trabalho é facilitar o compartilhamento, a criação e a edição de conteúdos. Assim, as equipes atuam com segurança, eficiência e agilidade.